HTN EXPRESS LOJİSTİK TEKNOLOJİ VE YAZILIM LTD. ŞTİ. (“HTN Express” veya “Şirket”) olarak, iş ortağı/tedarikçi çalışanlarının/yetkililerinin kişisel verilerini, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) uyarınca veri sorumlusu sıfatıyla işliyoruz. Bu Aydınlatma Metni ile kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin sizleri bilgilendirmeyi amaçlıyoruz.
1. Kişisel Verileri Toplama Yöntemlerimiz ve Dayandığımız Hukuki Sebepler Nelerdir?
Kişisel verileriniz, fiziki ortamda bilgilerinizi sağlamanız, e-posta, telefon, posta şeklindeki iletişim kanalları ya da bilgi/belgelerin elden teslim edilmesi suretiyle; bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan, kısmen otomatik ve otomatik yöntemler ile toplanmaktadır. Kişisel verilerinizi, Kanun’un 5. maddesinde belirtilen hukuki sebeplerden, hukuki yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi için kişisel veri işlemenin zorunlu olması, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması ile ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri işlenmesinin meşru menfaatlerimiz için zorunlu olması hukuki sebeplerine dayalı olarak topluyoruz.
2. Kişisel Verileri İşleme Amaçlarımız ve Hukuki Sebeplerimiz Nelerdir?
Kanun’un 5. ve 6. maddeleri kişisel verilerin işlenmesine ilişkin hukuki sebepleri düzenlemektedir. Şirket’in, kişisel verilerinizi hangi hukuki sebeplere dayalı olarak hangi amaçlarla işlediğine dair açıklamalar aşağıda yer almaktadır.
Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması hukuki sebebine dayalı olarak aşağıdaki amaç doğrultusunda:
• Bilgilerinizin doğrulanması ve tedarikçi kaydının/üyelik hesabının oluşturulması,
• Sunulan hizmetler için hukuken gerekli yetkinliğe ve belgelere sahip olup olmadığınızın kontrol edilebilmesi,
• Olası bir uyuşmazlık durumunda, haklarımızın korunabilmesi ve kullanılması ile hukuki süreçlerin yürütülmesi.
Hukuki yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi hukuki sebebine dayalı olarak aşağıdaki amaçlarla:
• Yetkili kurum veya kuruluşların Şirketimizden talepte bulunması ya da bu kurumlara bildirim yapmamızın öngörüldüğü durumlarda, yasal yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi (örneğin, hukuka aykırı işlem şüphesi taşıyan bir işleme dair bir kamu kurumunun talepte bulunması durumunda bilgilerinizin paylaşılması),
• Fatura düzenlenmesi gibi hukuki yükümlülüklerimizden kaynaklanan operasyonel süreçlerin yürütülmesi.
Temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla, Şirket’in meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukuki sebebine dayalı olarak aşağıdaki amaçlarla
• İş süreçlerinin yürütülebilmesi için sizinle iletişime geçilebilmesi; tedarikçi ve iş ortağı ilişkilerinin yönetilmesi,
• Öneri, talep ve şikayetlerinizin alınması ve sonuçlandırılması,
• Ürün/hizmet satın alım süreçlerinin yürütülmesi,
• Ürün/hizmet satın alım operasyonları kapsamında teklif, sipariş ve sözleşme süreçlerinin yürütülmesi,
• Finans ve muhasebe süreçlerinin yürütülmesi,
• Ürün, hizmet ve süreçlerimizin iyileştirilmesi ve geliştirilmesine yönelik faaliyetler yürütülmesi,
• İş süreçlerimizin güvenliği ve devamlılığı için risk değerlendirmelerinin ve süreç kontrollerinin >gerçekleştirilmesi,
• İş süreçlerimizin raporlanması, denetlenmesi ve incelenmesi.
Hangi Kişisel Verileri İşliyoruz?
Yukarıda belirtilen amaçlar ve hukuki sebepler kapsamında kimlik, iletişim, finans, firma-görev bilgileri, risk yönetimi, hukuki işlem ve işlem güvenliği verilerinizi işliyoruz.
Kişisel verileriniz, “Kişisel verileri işleme amaçlarımız ve hukuki sebeplerimiz nelerdir?” başlığındaki amaçlar doğrultusunda, iş süreçlerimizin yürütülmesinde destek aldığımız tedarikçiler ve iş ortakları ile paylaşılmaktadır. Kişisel verileriniz ayrıca, yetkili kurum ve kuruluşlara bilgi sunulması ihtiyacının ortaya çıkması halinde (örneğin, çalışanlarımıza ilişkin yasal bildirimler yapmamız gereken durumlarda), yetkili kurum ve kuruluşlar ile de paylaşılacaktır. Kişisel verileriniz üçüncü taraflarla paylaşılırken Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kurallara uygunluk sağlanmaktadır.
• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• 6698 Sayılı Kanun ve sair mevzuat hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize olan bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme, haklarınız bulunmaktadır.